Как правильно составить заявку на перевозку: образец и советы

Что такое заявка на перевозку груза

Заявка на перевозку — это официальный документ, содержащий точные инструкции для транспортной компании. Она фиксирует конкретные условия перевозки груза и обязательства сторон.

Четко сформированная заявка решает сразу несколько задач:

• сокращает время на согласование;
• минимизирует риски ошибок;
• ускоряет процесс подачи транспорта.

Заявку можно оформить:

• в электронном виде через сайт перевозчика;
• в виде Excel-шаблона;
• через CRM-систему (API-интеграция);
• письмом с установленной структурой.

---

Что обязательно нужно указывать в заявке на грузоперевозку

От полноты и правильности указанных данных зависит скорость и качество доставки.

Информация о грузе:

Параметры груза	Примеры заполнения
Наименование	Товары хозназначения
Количество мест	6 паллет
Вес и объем	1400 кг / 10 м³
Габариты	120×100×150 см
Тип упаковки	паллеты, стрейч-пленка

Адреса и контакты сторон:

Пункт	Обязательные данные
Отправитель	Точный адрес склада, контактное лицо, телефон, часы работы склада
Получатель	Точный адрес склада, контактное лицо, телефон, условия приёмки

Сроки и условия перевозки:

Данные по срокам	Что указывать
Дата подачи авто	12.04.2025, 10:00
Время погрузки	строго с 10:00 до 12:00
Желаемая дата прибытия	13.04.2025 до 18:00

Тип транспорта и специальные условия:

Требования к транспорту	Примеры
Вид транспорта	тент, 5 тонн
Температурный режим	не требуется
Способ погрузки/выгрузки	боковая загрузка
FTL/LTL	частичная загрузка (LTL)

Дополнительные услуги:

• Страхование груза (на 500 000 ₽).
• Возврат сопроводительных документов.
• Помощь водителя при выгрузке.

Финансовые условия и документы:

Кто оплачивает	Перечень документов к перевозке
ООО «Пример»	Товарная накладная, ТТН, счет-фактура, доверенность

---

Какие ошибки чаще всего приводят к задержкам перевозки

Анализ причин задержек в перевозках показывает, что около 70% проблем возникает из-за неверно составленных заявок. Вот типичные ошибки:

• Неполный адрес (отсутствие корпуса, склада, КПП, этажа).
• Отсутствие указания точного времени работы склада (водитель приезжает к закрытому складу).
• Неточности в весе или габаритах груза (приводят к перегрузу или невозможности погрузки).
• Заявка отправлена менее чем за сутки до рейса (невозможно своевременно подобрать транспорт).
• Не указано контактное лицо на складе (водитель не знает, к кому обратиться).
• Отсутствие точных требований к транспорту (тент вместо рефа и наоборот).
• Ошибки в оформлении документов (ТТН, накладные, доверенность оформлены некорректно или отсутствуют).

---

Образец правильной заявки на перевозку груза

Ниже представлен образец заявки, соответствующий стандартам перевозок:

Отправитель: ООО «Пример», Казань, ул. Логистическая, д. 8
Контакт погрузки: Алексей, +7 (999) 111-22-33, склад работает с 9:00 до 17:00

Получатель: ООО «Трейд-Снаб», Москва, ул. Доставочная, д. 25, стр. 3
Контакт выгрузки: Ирина, +7 (999) 444-55-66, склад работает до 19:00

Характеристики груза:

• Товары хозназначения, 6 паллет
• Вес: 1400 кг
• Объем: 10 м³
• Габариты паллеты: 120×100×150 см
• Упаковка: стрейч-пленка

Условия перевозки:

• Подача транспорта: 12.04.2025 в 10:00
• Тип авто: тент 5 тонн, боковая загрузка, LTL
• Необходима помощь при выгрузке
• Возврат ТТН
• Страхование груза на сумму 500 000 ₽

Плательщик: ООО «Пример»
Документы: ТТН, товарная накладная, счет-фактура, доверенность

---

Полезные советы по оформлению заявок

Из практики логистической работы:

• Используйте единый шаблон заявки — это экономит до 30% времени на обработку.
• Уточняйте все детали заранее (адреса, контакты, документы, особенности погрузки).
• При регулярных перевозках автоматизируйте процесс через API или Excel-модуль.
• В пиковые периоды (новый год, сезонные отгрузки) бронируйте транспорт заранее — минимум за 5–7 дней.
• Всегда указывайте резервные контакты на случай недоступности основных.

---

Коммерческое предложение компании Диамант

Компания Диамант принимает заявки на перевозку груза в удобном формате: онлайн-форма, Excel-шаблон или e-mail. Каждая заявка проверяется логистом, подбирается оптимальный транспорт и рассчитывается четкая стоимость. Это позволяет исключить ошибки, сократить время на согласование и обеспечить точную и своевременную доставку груза по России и СНГ.

---

Чем точнее заявка — тем надежнее доставка

Правильно составленная заявка — не формальность, а практический инструмент контроля и оптимизации доставки. Чем больше точных данных вы предоставите перевозчику, тем меньше вероятности задержек и дополнительных расходов.

С Диамант заявка оформляется за несколько минут и не требует лишних уточнений — перевозка осуществляется четко и оперативно, с первого раза.