Как организовать логистику при участии компании в выставке

Зачем важна логистика при участии в выставке

Выставка — это не только маркетинговое событие, но и сложная логистическая операция. Ошибки в поставке оборудования, стендов или материалов могут привести к срыву участия и серьёзным имиджевым потерям. Даже при идеальной подготовке экспозиции малейшая накладка в логистике ставит под угрозу всё мероприятие.

Типичные последствия сбоев:

• несвоевременная подача — стенд не собран к началу выставки;
• недоставленные образцы — снижение интереса со стороны клиентов;
• пропущенные сроки въезда — запрет доступа к площадке;
• забытые мелкие элементы — невозможность корректной презентации.

Что необходимо доставить на выставку

В рамках одного логистического заказа могут сочетаться десятки объектов разного типа и габаритов:

Чтобы избежать подобных ситуаций, важно заранее проработать все этапы логистики.

Как помогает логистическая компания

Компетентный партнёр берёт на себя решение ключевых задач:

• Планирование маршрута и времени доставки — с учётом пропускного режима, очередности заезда.
• Упаковка оборудования и материалов — с усиленной защитой, учётом особенностей стендов.
• Точная подача «в окно» — соблюдение графика организатора.
• Доставка «туда и обратно» — вывоз с площадки в день окончания.
• Сопровождение и контроль — фотофиксация, отслеживание, отчётность.

Такой подход снимает нагрузку с менеджеров по маркетингу и позволяет сосредоточиться на самом мероприятии.

Пример реализации

Кейс: Участие в отраслевом B2B-форуме

• Задача: доставить 15 кейсов с демонстрационным оборудованием, POS-материалами и текстильным стендом.
• Место: МВЦ «Крокус Экспо».
• График: разгрузка за 12 часов до начала, вывоз в день окончания.
• Решения: оформление пропусков, ночная доставка, маркировка оборудования, контроль комплектации.

Результат — стенд был полностью готов за 2 часа до старта, вывоз прошёл в течение 3 часов после завершения мероприятия.

Возможности транспортной компании

Компании, участвующие в выставках, должны работать с перевозчиками, способными адаптироваться под специфику ивент-логистики. Важно, чтобы логистический партнёр:

• понимал регламенты выставочных комплексов;
• имел опыт работы с демонстрационным оборудованием и промо-материалами;
• обеспечивал доставку точно в назначенное время;
• брал на себя оформление документов и пропусков;
• обеспечивал возврат груза с сохранностью и без задержек.