Как организовать доставку с учётом крупных мероприятий и выставок по России

Организация логистики для мероприятий — это всегда работа на предельной точности.
Форумы, выставки, фестивали требуют соблюдения жёсткого графика, получения специальных разрешений и учёта особенностей площадок. Ошибка в тайминге может привести к штрафам или срыву участия.

Профессиональная подготовка к доставке оборудования и материалов обеспечивает успешное участие в событиях без форс-мажоров.

Особенности логистики под мероприятия

Жёсткий тайминг

• Погрузка и разгрузка строго по часам.
  
• Работа в узких монтажных окнах (например, 2–4 часа на установку стенда).

Монтаж по часам

• Площадки работают по графику.
  
• За опоздание могут быть наложены штрафные санкции.

Ограничения по допуску

• Требование спецпропусков для заезда на территорию выставочного комплекса.
  
• Запрет на использование крупногабаритного транспорта в определённые часы.

Какие грузы чаще доставляют на мероприятия

• Оборудование: стенды, конструкции, технические установки.
  
• POS-материалы: баннеры, рекламные вывески, стойки.
  
• Сувенирная и рекламная продукция: каталоги, подарочные наборы, брендированные изделия.

Подготовка к доставке

Согласование с организатором

• Получение плана мероприятия с отмеченными зонами погрузки/разгрузки.
  
• Указание точного времени допуска транспорта.

Получение разрешений

• Заказ пропусков для въезда.
  
• Оформление согласований на работы в ночное или раннее утреннее время.

Маркировка под выставку

• Нанесение специальных маркировок на груз для быстрой идентификации на площадке.
  
• Упаковка с учётом возможных перемещений по территории.

Решения от ТК «Диамант»

Примеры работы с форумами и выставками

• Оперативная доставка оборудования на международные выставки в Москве и Санкт-Петербурге.
  
• Поддержка городских событий с ограниченным доступом транспорта в центр.

Ночная подача

• Организация доставки в ночные окна для сокращения времени простоя и попадания в разрешённые интервалы.

Ожидание и демонтаж

• Предоставление транспорта на период монтажа/демонтажа.
  
• Ожидание завершения мероприятия для оперативного вывоза оборудования.

Контроль и фиксация

Фото до/после

• Фотофиксация состояния груза на этапе погрузки, установки и после завершения мероприятия.

Чек-листы по пунктам

• Проверка выполнения всех этапов доставки и разгрузки по заранее утверждённому чек-листу.

Уведомление ответственного лица

• Уведомление организатора о каждом ключевом этапе: прибытие транспорта, разгрузка, монтаж, забор груза.

Вопросы для ТК перед мероприятием

✔️ Есть ли у компании опыт работы с выставками и форумами?
✔️ Как организовано получение пропусков на выставочную площадку?
✔️ Какой план действий в случае изменения времени допуска?
✔️ Предусмотрено ли ожидание транспорта при монтаже/демонтаже?
✔️ Будет ли предоставлена фиксация факта доставки и состояния груза?

Чек-лист для маркетолога/организатора

✔️ Уточнить дату и время допуска транспорта на площадку
✔️ Проверить правила монтажа и допустимые типы машин
✔️ Заказать пропуск на автомобиль и водителя
✔️ Подготовить точную инструкцию для логиста и водителя
✔️ Обеспечить контакт с ответственным лицом на месте мероприятия
✔️ Заранее согласовать план разгрузки и маршруты по территории

Вопрос – Ответ

Какие ограничения действуют на мероприятиях при доставке?
Ограниченные временные окна для разгрузки, требования к оформлению пропусков, запрет на использование крупногабаритной техники в дневное время.

Как рассчитать тайминг доставки на выставку?
Ориентироваться на монтажное окно, учитывая возможные пробки, время на проверку пропусков и прохождение охраны.

Как согласовать транспорт для мероприятий?
Через получение схем допуска, оформление всех необходимых пропусков и согласование точного времени заезда.