Как автоматизация документооборота сокращает издержки на каждом этапе логистики

Почему бумажный документооборот тормозит логистику

В логистике время = деньги. И чем больше ручного труда в документах, тем выше издержки. Основные проблемы бумажного подхода:

• Задержки на оформлении — ожидание оригиналов, передача через курьеров;
• Риск ошибок — из-за ручного ввода данных, несогласованных версий;
• Потеря документов — утеря ТТН или актов в пути;
• Сложность сверок — ручная проверка поставок, возвратов, корректировок.

Любой из этих пунктов может привести к срыву отгрузки, задержке оплаты или потере партнёрского доверия. И всё это — из-за отсутствия автоматизации.

Какие процессы можно автоматизировать

Цифровая логистика — это скорость, прозрачность, контроль.

Результаты автоматизации: цифры и эффекты

После внедрения ЭДО и API-обмена между клиентом и ТК:

Снижение ошибок и ускорение документооборота — это прямое сокращение издержек.

Что важно учесть при переходе на цифровые форматы

Переход на электронный документооборот требует подготовки и координации. Важно:

• Уточнить форматы и стандарты, используемые контрагентами (УПД, xml, pdf, ЭТТН);
• Обеспечить защиту данных (шифрование, доступ по ролям);
• Согласовать процесс обмена и подписания документов;
• Интегрировать API логистической компании с вашей ERP/CRM;
• Проверить работу цифровых подписей и шлюзов.

При этом многие логистические компании уже имеют готовые решения и помогают с внедрением.

Как транспортная компания помогает в автоматизации

Компетентный логистический партнёр не только перевозит товар, но и участвует в цифровой экосистеме клиента:

• Обеспечивает формирование ЭТТН и сопроводительных документов;
• Осуществляет обмен данными по API (например, с 1С или другими ERP);
• Предоставляет онлайн-отчётность по отгрузкам, возвратам, пересортице;
• Реализует цифровую сверку после завершения логистической цепочки.

Пример автоматизации: реальный кейс

Компания из сферы дистрибуции перешла на электронный обмен документами с ТК. Ранее согласование ТТН, возвратов и актов занимало до 2 рабочих дней. После внедрения:

• Документы стали подписываться онлайн в системе ЭДО;
• Интеграция с 1С клиента позволила автоматически генерировать и отправлять накладные;
• Время согласования сократилось с 48 часов до 30 минут;
• Ошибки при возврате снизились до минимума — благодаря трекингу в интерфейсе ТК.

Что предлагает ТК «Диамант»

Транспортная компания, ориентированная на цифровые процессы, предоставляет:

• Поддержку ЭТТН и электронного документооборота;
• API-интеграцию с ERP-системами клиента;
• Гибкие форматы передачи документов — xml, pdf, csv;
• Онлайн-отчёты и историю документов;
• Консультации и техподдержку на этапе внедрения.